AI-Mitarbeiter im Vertrieb: Praxisbeispiel gastromatic

Wie viele Tools hat ein modernes Sales-Team täglich geöffnet? Und wie viele davon helfen wirklich dabei, bessere Gespräche zu führen und mehr Kunden zu gewinnen?

Genau darüber sprach unser CEO und Co-Founder Niclas Barthélemy mit Christian Fuchs, Sales Director bei gastromatic, in einem gemeinsamen Webinar mit SDRs of Germany. Moderiert wurde die Session von Aisha Gaisreiter.

Im Mittelpunkt standen keine abstrakten AI-Visionen. Christian gab konkrete Einblicke, wie die AI-Mitarbeiter Carl und Sven den Vertriebsalltag bei gastromatic unterstützen, welche manuellen Aufgaben sie übernehmen und warum dadurch mehr Zeit für die Arbeit entsteht, bei der Menschen ihre eigentlichen Stärken ausspielen.

Die Ausgangslage: Wachstum macht manuelle Prozesse sichtbar

gastromatic bietet Workforce Management für schichtbasierte Unternehmen. Dazu gehören unter anderem Dienstplanung, Zeiterfassung, HR-Management und Lohnabrechnung. Der Schwerpunkt liegt auf Gastronomie und Hospitality, die Lösung kommt aber auch im Einzelhandel und im produzierenden Gewerbe zum Einsatz.

Mit dem Wachstum des Unternehmens entwickelte sich auch der Vertrieb weiter. Neben einem starken Inbound-Geschäft sollte Outbound eine größere Rolle einnehmen.

Die Zielkunden waren grundsätzlich klar definiert. Die Herausforderung bestand darin, genau diese Unternehmen zu identifizieren und alle relevanten Informationen zusammenzuführen. Daten zur Unternehmensgröße, zur Anzahl der Mitarbeitenden oder zu den Eigenschaften einzelner Hotels und Restaurants lagen fragmentiert in unterschiedlichen Quellen.

Klassische Recherchetools lieferten dabei nicht die benötigte Qualität. Das Sales-Team musste Informationen weiterhin manuell prüfen, ergänzen und in HubSpot übertragen.

Carl recherchiert nicht einfach Leads. Er bereitet Gespräche vor.

Die Zusammenarbeit zwischen gastromatic und scoreprise.AI begann deshalb bewusst mit einem kleinen, klar abgegrenzten Aufgabenbereich: der Leadrecherche.

Carl, der AI-Mitarbeiter für den Sales-Bereich, recherchiert Unternehmen anhand des individuellen Ideal Customer Profiles von gastromatic. Dabei betrachtet er nicht nur allgemeine Firmendaten. Er kann auch sehr spezifische Merkmale prüfen, zum Beispiel:

• Wie viele Sitzplätze hat ein Restaurant?
• Besitzt ein Hotel einen Tagungs- oder Wellness-Schwerpunkt?
• Gibt es besondere Auszeichnungen oder andere relevante Merkmale?
• Welche Referenzkunden befinden sich in der unmittelbaren Umgebung?
• Welche Informationen eignen sich als Einstieg in das erste Gespräch?

Die Ergebnisse werden strukturiert aufbereitet und in HubSpot hinterlegt. Das Sales-Team erhält damit nicht einfach eine weitere Liste, sondern einen vorbereiteten Kontext für das Prospecting.

Christian beschreibt den Effekt so:

Das hebt die Qualität unseres Prospectings auf ein ganz anderes Level.Christian Fuchs, Sales Director bei gastromatic

Carl kann außerdem die bisherige Historie eines Deals zusammenfassen. Wird eine Opportunity nach einigen Monaten erneut geöffnet, müssen sich SDRs und Account Executives nicht erst durch alte Notizen, Websites und LinkedIn-Profile arbeiten. Die relevanten Informationen liegen gebündelt vor und das Gespräch kann schneller vorbereitet werden.

Aus mehreren Datensilos wird ein nutzbares Signal

Während Carl vor allem im Bereich Recherche und Leadmanagement unterstützt, entstand im gemeinsamen Scoping-Workshop ein weiterer AI-Mitarbeiter: Sven.

Sven wird als Sales Trainer aufgebaut und soll insbesondere das Expansion-Team unterstützen. Dafür verbindet er Informationen, die zuvor über mehrere Systeme verteilt waren:

• Die interne Admin App mit Nutzungs- und Bestandskundendaten
• HubSpot als CRM und zentrale Informationsquelle
• Intercom für Kundenkommunikation und Kampagnen
• Aircall für telefonische Interaktionen
• perspektivisch Demodesk für die Analyse von Verkaufsgesprächen

Die interne Admin App von gastromatic enthält wichtige Informationen über Bestandskunden. Dazu gehören beispielsweise Nutzungswerte, die Dauer der Kundenbeziehung, bisherige Interaktionen und Hinweise auf die Kundenzufriedenheit.

Für das Expansion-Team sind diese Informationen äußerst wertvoll. Ihre manuelle Auswertung kostete bisher allerdings viele Stunden.

Sven soll diese Daten automatisch analysieren und konkrete Potenziale sichtbar machen. Statt lediglich einen Kunden zu markieren, kann der AI-Mitarbeiter zusätzlichen Kontext liefern:

• Welches Produkt oder Upgrade könnte relevant sein?
• Welche Person sollte angesprochen werden?
• Wie waren die letzten Interaktionen mit dem Kunden?
• Gibt es ein aktuelles Signal, das sich als Gesprächseinstieg eignet?

Klickt ein Bestandskunde beispielsweise auf einen Link innerhalb einer Intercom-Kampagne, kann dieses Signal mit den Nutzungsdaten aus der Admin App kombiniert und in HubSpot dokumentiert werden. Aus einer isolierten Interaktion entsteht dadurch ein verwertbarer Anlass für den Vertrieb.

Weniger Ablenkung statt weniger Menschen

Bei AI im Vertrieb taucht schnell die Frage auf, ob menschliche Arbeitsplätze ersetzt werden sollen. Für Christian liegt der wichtigste Nutzen an einer anderen Stelle.

Das Erste, was wir sofort gespürt haben: Wir hatten weniger Distraction. Der Fokus auf der Sache war ein anderer.Christian Fuchs, Sales Director bei gastromatic

Website-Recherche, alte Notizen, Datenexporte, CRM-Felder und Informationen aus unterschiedlichen Systemen gehören zwar zum Vertriebsalltag. Sie sind aber nicht der Bereich, in dem erfahrene Sales-Mitarbeitende ihren größten Mehrwert schaffen.

Christian bringt das Ziel deshalb klar auf den Punkt:

Am Ende will ich, dass meine Leute sich mit dem beschäftigen können, worin sie stark sind: dem Qualifizieren und Closen unserer Kunden. Nicht mit Systemlandschaften und dem Hin- und Herschieben von Daten.

AI-Mitarbeiter übernehmen in diesem Modell keine komplette menschliche Rolle. Sie erhalten eine klar definierte Domäne und bearbeiten die wiederkehrenden, datenintensiven Aufgaben innerhalb des tatsächlichen Workflows.

Das Ergebnis ist keine anonyme Blackbox. Die Arbeit von Carl und Sven wird über individuell aufgebaute Dashboards sichtbar. Zusätzlich können die Teams per Chat auf die vorhandenen Informationen zugreifen, Rückfragen stellen und die AI-Mitarbeiter als Sparringspartner nutzen.

Vom Tool zum digitalen Teammitglied

Der entscheidende Unterschied zwischen einem weiteren AI-Feature und einem AI-Mitarbeiter liegt in der Integration.

Ein einzelnes Tool kennt meistens nur die Daten innerhalb seiner eigenen Plattform. HubSpot, Intercom, Aircall und Demodesk besitzen zwar jeweils eigene AI-Funktionen. Diese Informationen bleiben jedoch voneinander getrennt.

Ein AI-Mitarbeiter wird stattdessen an die relevanten Systeme angebunden, folgt den unternehmensspezifischen Regeln und bereitet Informationen so auf, wie das jeweilige Team sie benötigt.

Bei gastromatic ist dieser Ansatz schrittweise gewachsen:

1. Mit einem konkreten Problem starten.
2. Einen klaren Aufgabenbereich definieren.
3. Den AI-Mitarbeiter mit echten Workflows testen.
4. Feedback aus dem Team aufnehmen.
5. Systeme und zusätzliche Aufgaben kontrolliert anbinden.
6. Neue Potenziale gemeinsam in einem Scoping-Workshop identifizieren.

Dabei ist wichtig, nicht einen einzigen AI-Mitarbeiter für alles bauen zu wollen. Carl und Sven besitzen unterschiedliche Spezialisierungen. Wo es sinnvoll ist, können sie zukünftig Informationen untereinander weitergeben und gemeinsam an einem Prozess arbeiten.

Was andere Sales-Teams daraus mitnehmen können

Der Praxisbericht von gastromatic zeigt: Der beste Einstieg in AI beginnt selten mit der Auswahl eines Tools. Er beginnt mit einem ehrlichen Blick auf den Arbeitsalltag.

Wo werden Daten manuell übertragen? Welche Informationen müssen vor jedem Gespräch erneut zusammengesucht werden? Welche Aufgaben kosten viel Zeit, obwohl sie nach klaren Regeln ablaufen? Und welche Systeme müssten eigentlich miteinander kommunizieren?

Genau dort entsteht ein sinnvoller Einsatzbereich für AI-Mitarbeiter.

Christian fasst die Stärke des Ansatzes so zusammen:

Insgesamt ist es eine super hilfreiche Lösung, die man sehr individuell auf die eigenen Bedürfnisse und das eigene Umfeld anpassen kann.Christian Fuchs, Sales Director bei gastromatic

Das ist der Kern: Nicht das Unternehmen muss seine Prozesse an ein weiteres Standardtool anpassen. Der AI-Mitarbeiter wird passend zu den realen Abläufen, Systemen und Anforderungen des Teams aufgebaut.

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Welchen Teil deines Arbeitstages würdest du gern abgeben?

Vielleicht ist es die Leadrecherche. Vielleicht sind es CRM-Pflege, Kampagnenauswertung oder die Vorbereitung des nächsten Kundengesprächs.

Wenn du herausfinden möchtest, wo ein AI-Mitarbeiter in deinem Unternehmen den größten Hebel entwickeln könnte, lass uns gern zusammensetzen und einen Blick auf deine aktuellen Workflows werfen.