Drei AI-Mitarbeiter für Aufwände, Angebote und NDAs.
Auf einen BlickAusgangslage
Die Arbeit zwischen den Gesprächen wurde zur eigentlichen Arbeit.
Der Standort Essen begleitet Unternehmerinnen und Unternehmer beim Verkauf, beim Kauf und beim Generationswechsel. Die Gespräche dazu sind der Kern der Arbeit, alles andere ist Vorbereitung und Nacharbeit. Genau die hatte sich verselbständigt: Aufwände wurden am Abend oder am Wochenende aus dem Kalender zusammengesucht, weil im Termin niemand nebenbei eine Zeiterfassung öffnet. Die Rechnungen entstanden daraus am Monatsende von Hand. Angebote wurden aus früheren Dokumenten kopiert und Absatz für Absatz angepasst. Und bei jedem Verkaufsmandat gehen 50 bis 70 Geheimhaltungsvereinbarungen an Interessenten heraus, jede einzeln ausgefüllt, abgelegt und in einer Liste nachgehalten.
Lösung
Drei AI-Mitarbeiter, bedient aus Teams und aus dem Postfach.
Der Zuschnitt des Projekts kam aus einer Beobachtung: Nicht die Beratung sollte anders werden, sondern der Weg dorthin. Deshalb sitzen die drei AI-Mitarbeiter in den Werkzeugen, die das Team ohnehin den ganzen Tag offen hat. Bedient werden sie mit einer Nachricht in Microsoft Teams oder mit einer weitergeleiteten E-Mail. Dahinter arbeiten sie mit den Aufgaben, der Ablage und den Vorlagen, die es vorher schon gab.
Lea nimmt die Aufwände auf. Ein kurzer Befehl in Teams reicht, alternativ eine weitergeleitete E-Mail, aus der sie Mandat, Tätigkeit und Dauer selbst herausliest und als Aufgabe anlegt. Am Monatsende erstellt sie daraus die Rechnungen, sowohl die Standardfälle als auch die individuell zusammengestellten, jeweils als Dokument und als PDF, dazu eine Auswertung über alle erfassten Stunden.
Annika baut die Angebote. Sie führt in fünf Stufen durch den Aufbau, von den Kundendaten über den Einleitungssatz und die Angebotstexte bis zu den Preisen und dem fertigen PDF. Die drei Angebotsarten, Verkauf, Kauf und Bewertung, haben je eigene Bausteine.
Nigel übernimmt die Geheimhaltungsvereinbarungen. Eine weitergeleitete Interessentenanfrage mit dem passenden Betreff genügt: Er liest 13 Angaben aus der E-Mail, füllt die Vorlage, erzeugt das PDF, legt es im richtigen Ordner ab, ergänzt die Personenliste, erfasst den Aufwand dafür und meldet sich in Teams zurück. Kommt die unterschriebene Fassung, archiviert er sie auf Zuruf an derselben Stelle.
Bei jedem wichtigen Schritt bleibt der Mensch in der Schleife: Aus Stunden manueller Arbeit wird eine Freigabe per Klick.
Lea
Aufwände erfassen, Rechnungen erstellen
Ein kurzer Befehl in Teams oder eine weitergeleitete E-Mail genügt, Lea legt den Aufwand als Aufgabe an. Am Monatsende erstellt sie daraus die Rechnungen, als Dokument und als PDF, dazu eine Auswertung über alle erfassten Stunden.
Annika
Angebote in fünf Stufen
Kundendaten, Einleitung, Angebotstexte, Preise, fertiges PDF: Annika führt im Gespräch durch fünf Stufen und baut daraus das Angebot, für einen Verkauf, einen Kauf oder eine Bewertung.
Nigel
Geheimhaltungsvereinbarungen aus dem Postfach
Eine weitergeleitete E-Mail mit dem passenden Betreff reicht. Nigel liest 13 Angaben daraus, füllt die Vorlage, legt das PDF im richtigen Ordner ab, ergänzt die Personenliste, erfasst den Aufwand und meldet sich in Teams zurück.
Der Aha-Moment
„Rechnungen, Angebote und Geheimhaltungsvereinbarungen entstehen bei uns jetzt aus einer Teams-Nachricht oder einer weitergeleiteten E-Mail. Aufwände werden im Hintergrund erfasst, das Angebot kommt als fertiges Dokument zurück, das NDA liegt archiviert im richtigen Ordner. Wir verbringen unsere Zeit mit den Unternehmern, die wir begleiten, und der Rest läuft.“
Der Unterschied lag nicht in einer neuen Software, sondern im Kanal. Das Team schreibt weiter in Teams und arbeitet weiter im Postfach; die AI-Mitarbeiter greifen dahinter auf Aufgaben, Ablage und Vorlagen zu.
Ergebnis
Was Nachmittage gekostet hat, ist heute eine Nachricht.
Ein Aufwand ist heute in wenigen Sekunden erfasst, im Termin selbst oder direkt danach, statt abends aus dem Kalender rekonstruiert zu werden. Alle Rechnungen eines Monats entstehen in etwa 15 Minuten aus den erfassten Aufwänden. Die 50 bis 70 Geheimhaltungsvereinbarungen je Projekt laufen über eine Weiterleitung, mit 13 Angaben, die niemand mehr abtippt. Drei AI-Mitarbeiter tragen diese Aufgaben, und sie sind über Teams und das Postfach erreichbar, ohne dass jemand ein weiteres Programm öffnet. „Aufwandserfassung, Rechnungen, Angebote und NDAs laufen bei uns über AI-Mitarbeiter in Teams und per E-Mail. Was früher Nachmittage gekostet hat, ist heute eine Nachricht."
„In unserer Branche gibt es so viele manuelle Tätigkeiten. Lasst uns ein Leuchtturmprojekt für unsere Gruppe schaffen.“
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